Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Simon Widholm AB (org.nr 559262-1733) är personuppgiftsansvarig för behandlingen som beskrivs här. Kontakt: floii@vidholm.se.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

• Kontouppgifter: namn, e-postadress och lösenord (lagras alltid kryptografiskt hashat, aldrig i klartext), samt tidpunkt för godkännande av villkoren.
• Ekonomisk information du själv lägger in eller importerar: konton, transaktioner, budgetar, sparmål, försäkringar, dokument och bilagor. Floii kopplar inte upp sig mot din bank; det är du som väljer vilka filer som läses in.
• Hushållsuppgifter: namn på familjemedlemmar och profiler du själv skapar i ditt team, inklusive eventuella barnprofiler som hanteras av vuxna i hushållet.
• Meddelanden: feedback du skickar i tjänsten och intresseanmälningar (namn och e-post) från webbplatsen.
• Teknisk information: sessionsuppgifter som krävs för inloggning, samt besöksstatistik på de publika sidorna (se avsnitt 4).

3. Varför och med vilket rättsligt stöd

• Leverera tjänsten (kontot, ekonomifunktionerna, support): nödvändigt för att fullgöra avtalet med dig.
• Säkerhet (inloggning, behörigheter, missbruksskydd): avtal och berättigat intresse.
• Förbättra tjänsten (besöksstatistik och feedback): vårt berättigade intresse av att förstå hur tjänsten används och vad som behöver förbättras. Besöksstatistiken kopplas inte till ditt användarkonto.
• Kontakt du själv bett om (intresseanmälan inför lansering): samtycke, som du kan återkalla när som helst.
• AI-funktioner (importförslag, dokumenttolkning och personanpassad hjälp med ekonomin): används för att leverera de funktioner som är tillgängliga i tjänsten. Vilka uppgifter som behandlas beror på funktionen. Se avsnitt 6.

Vi säljer inte dina personuppgifter och använder dem inte för riktad reklam. AI-hjälpen anpassar förslag och sammanfattningar efter din ekonomi. Förslag från AI-hjälpen som ändrar din ekonomi behöver bekräftas av dig innan de genomförs.

4. Cookies och besöksstatistik

Floii använder endast nödvändiga cookies: session och inloggning. Inga spårnings- eller marknadsföringscookies används, och besöksstatistiken samlas in i Floiis egen driftmiljö.

För utloggade besök på de publika sidorna räknar vi fram ett id från IP-adress, webbläsaruppgift och en hemlig nyckel. Id:t byts varje dygn. IP-adressen och webbläsaruppgiften sparas inte i statistiktabellen. Där sparas besökt sida, tidpunkt, hänvisande webbplats och eventuella kampanjkoder. Uppgifterna kopplas inte till användarkonton. Statistik som är äldre än 180 dagar gallras vid den dagliga rensningen.

5. Vilka som kan ta del av uppgifterna

• Ditt hushåll: medlemmar i ditt team ser hushållets gemensamma ekonomi enligt de behörigheter ni själva sätter. Länkar du ett konto till ett annat team speglas de transaktionerna dit, och det sker bara på ditt initiativ.
• Personuppgiftsbiträden: leverantörer som driftar tjänsten åt oss enligt biträdesavtal: Laravel Cloud (drift av app och databas i Frankfurt, EU, samt fillagring inom EU via Cloudflare R2) och one.com (e-postutskick). För språkmodeller, dokumenttolkning och semantisk sökning anlitas OpenAI. Behandlingen kan ske utanför EU/EES och omfattas av tillämpliga överföringsskydd enligt leverantörsavtalet. Betalda abonnemang hanteras genom Stripe, som behandlar de uppgifter som behövs för betalning och abonnemang.

Uppgifter lämnas i övrigt bara ut om lagen kräver det.

6. AI-funktioner: vilka uppgifter som används

Floii använder OpenAI för språkmodeller, dokumenttolkning och semantisk sökning. Uppgifterna som skickas beror på vilken funktion som används. AI-hjälpen kan ha tillgång till uppgifter om din ekonomi, inte bara till appens hjälpmaterial.

• Bankimport och importmallar: transaktionstexter, belopp, datum, kontonamn, kategorinamn och exempelrader ur filen. Transaktionstexter kan innehålla andra personers namn.
• Dokumenttolkning: dokument eller bilder som du väljer att tolka med AI skickas för analys. Innehållet kan omfatta ekonomiska uppgifter och personuppgifter i filen.
• Personlig AI-hjälp: dina meddelanden och relevant samtalshistorik, uppgifter om hushållets medlemmar såsom förnamn, roll och ålder, samt den information du skriver om dig själv och hushållet. Rådgivarens verktyg kan hämta ekonomiska uppgifter som behövs för att besvara frågan.
• Hälsningar och sammanfattningar: uppgifter om ekonomin och uppgifter att följa upp kan användas när appen skapar en personlig hälsning eller sammanfattning. Det kan ske när du använder appen utan att du först skriver ett chattmeddelande.
• Förslag till ändringar: förslag som ändrar ekonomiska uppgifter ska granskas och bekräftas i appen innan de genomförs.

Lagring och modellträning hos AI-leverantören

OpenAI använder enligt sina standardvillkor inte API-uppgifter för modellträning utan särskilt medgivande. Det innebär inte att uppgifterna aldrig lagras. Floii skickar språkmodellanrop utan att spara svarstillstånd hos OpenAI. Loggar för missbrukskontroll kan ändå innehålla uppgifter från anrop och normalt sparas i upp till 30 dagar. Undantag finns bland annat för lagkrav och säkerhetsutredningar.

Läs mer om OpenAI:s datakontroller. Att appens databas och filer ligger inom EU betyder inte att AI-behandlingen sker enbart inom EU.

Semantisk sökning

Sökrutan i appen fungerar utan AI: den letar på orden du skriver, i din egen databas. Utöver det kan sökningen föreslå närliggande konton, så att en sökning på "bil" också kan erbjuda dig bränsle, parkering och kollektivtrafik. För att kunna göra det skickas namnen och beskrivningarna på dina konton och kategorier till OpenAI, som räknar om texten till en sifferrepresentation av dess betydelse.

• Vad som inte skickas: inga belopp, inga saldon, inga transaktioner, inga datum och inga dokument. Bara de namn och beskrivningar du själv gett dina konton och kategorier, samt det ord du söker på.
• Hur ofta: kontouppgifter skickas när en sökrepresentation saknas eller när kontots namn, beskrivning eller kategorinamn har ändrats. Sökordens representationer sparas i vår egen cache i upp till 30 dagar. När en representation saknas skickas sökordet på nytt.
• Lagring hos leverantören: OpenAI:s regler för API-data och missbrukskontroll gäller även för den semantiska sökningen, se ovan.
• Du bestämmer: förslagen läggs aldrig till i en sökning automatiskt. De visas som ett förslag du kan klicka på, och du ser exakt vilka konton som lades till.

7. Hur länge uppgifterna sparas och vad som händer när du raderar kontot

• Konto- och ekonomidata sparas så länge ditt konto finns. Raderar du kontot raderas uppgifterna inom 30 dagar, med undantag för det bokföringslagstiftning eller annan lag kräver att vi behåller.
• Hushåll som du äger och där du är enda medlemmen raderas tillsammans med kontot. Äger du ett hushåll med andra medlemmar behöver du först överlåta ägarskapet eller ta bort medlemmarna innan kontot kan raderas.
• Hushåll där du är medlem men inte ägare: när du raderar kontot behåller hushållet sin gemensamma bokföring, till exempel transaktioner, sparmål och försäkringar. Medlemskapet och användarkopplingar tas bort. Det gör inte automatiskt allt innehåll anonymt: namn kan exempelvis finnas kvar i fritext eller dokument. Kontakta oss om sådant innehåll behöver rättas eller raderas. Personbundna uppgifter som löne- och anställningshistorik raderas med kontot.
• Databasens återställningshistorik är inställd på 7 dagar. Äldre versioner av uppgifter kan därför finnas kvar i historiken efter att de tagits bort ur den aktiva databasen. AI-leverantörernas lagring beskrivs i avsnitt 6.
• Intresseanmälningar raderas senast 12 månader efter anmälan. Om vi arkiverar en anmälan raderas den efter 30 dagar, eller tidigare om den totala lagringstiden har gått ut.
• Avslutade support- och feedbackärenden, inklusive svaren i tråden, raderas efter 12 månader. Återöppnade ärenden behålls medan de hanteras. Dina egna ärenden raderas även när du raderar ditt konto.
• Tekniska granskningsloggar för rådgivarens åtgärder raderas efter 90 dagar. Rapporter om AI-svar raderas 90 dagar efter att de har granskats. Sparade rådgivarsamtal behålls tills du raderar samtalet eller ditt konto.
• Poster om misslyckade bakgrundsjobb i appens databas, med felinformation och jobbets underlag, raderas efter 30 dagar.
• När du raderar ett rådgivarsamtal behålls utkastens revisionsunderlag i 90 dagar. Därefter raderas det. Sparmål, transaktioner och andra poster som du redan har godkänt och skapat påverkas inte.
• Exportfiler kan hämtas i två timmar. Efter nedladdning, avbrott eller utgång tas filerna bort; misslyckade raderingar försöks igen. Historik för avslutade export- och raderingskörningar samt avslutade eller avbrutna jobbgrupper raderas efter 30 dagar.
• Gallringen körs dagligen. Uppgifter som når en tidsgräns tas bort vid nästa körning.
• Besöksstatistik gallras enligt avsnitt 4.

8. Dina rättigheter

• Tillgång: få veta vilka uppgifter vi har om dig (registerutdrag).
• Rättelse: få felaktiga uppgifter rättade; det mesta kan du ändra själv i tjänsten.
• Radering: få kontot och uppgifterna raderade.
• Dataportabilitet: du kan under förutsättningarna i GDPR få ut personuppgifter som du själv har lämnat i ett maskinläsbart format. Kontakta oss för att begära detta oavsett paket. Hushållsexporten i Pro och Max är en separat produktfunktion.
• Invändning och begränsning: invända mot behandling som stödjer sig på berättigat intresse.

Kontakta oss på floii@vidholm.se för att utöva rättigheterna. Du har också alltid rätt att klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

9. Säkerhet

All trafik krypteras (HTTPS), lösenord lagras hashade, och åtkomsten till hushållets data styrs av roller och behörigheter i teamet. Vi begränsar vår egen åtkomst till driftändamål och felsökning.

Om en personuppgiftsincident ändå inträffar och den medför risk för dina fri- och rättigheter anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten utan onödigt dröjsmål och, om möjligt, inom 72 timmar efter att vi fått kännedom om den, i enlighet med dataskyddsförordningen. Bedöms risken som hög informerar vi dig dessutom direkt, utan onödigt dröjsmål.

10. Ändringar i policyn

Om policyn ändras väsentligt, till exempel när nya behandlingar tillkommer, meddelas du i tjänsten eller via e-post innan ändringen börjar gälla. Datumet överst visar alltid senaste versionen.